List przewozowy może wydawać się niepotrzebną makulaturą: w końcu coraz częściej otrzymujemy potwierdzenie nadania paczki mailem. Jednak dokument ten największe znaczenie ma dla kuriera – umożliwia dostarczenie paczki pod odpowiedni adres oraz informuje go, jakie dodatkowe usługi zostały opłacone. Jak prawidłowo sporządzić list przewozowy?
Odpowiednio wypełniony list przewozowy daje gwarancję doręczenia paczki we właściwe miejsce. Chociaż na przesyłkach coraz częściej wpisujemy wyłącznie kod nadania, firma kurierska nadal zobowiązana jest do wygenerowania dokumentu przewozu. Co więcej, ma on dla niej większe znaczenie niż dla klientów. Nie tylko określa, dokąd dostarczyć paczkę, ale także jakie dodatkowe usługi należy wykonać. Warto wiedzieć, co powinien zawierać list przewozowy, ponieważ jego niewłaściwe wypełnienie może doprowadzić do zagubienia przesyłki.
Czym jest list przewozowy?
Co to jest list przewozowy? Dokument ten stanowi potwierdzenie zawarcia umowy przewozu pomiędzy przewoźnikiem a nadawcą. Wymogi dotyczące jego zawartości reguluje ustawa Prawo przewozowe. Jak każdy inny dokument, umowa posiada moc prawną, zwłaszcza w przypadku ewentualnych roszczeń odnośnie wykonania usługi. To dlatego jej zawarcie jest bardzo ważne.
Co zawiera list przewozowy? Większość osób wysyłających paczki nie zwraca na to uwagi, zwłaszcza jeśli generują list przewozowy do wydruku za pomocą aplikacji lub formularza na stronie. Jednak pracownik firmy kurierskiej wyczyta w nim więcej, niż ci się wydaje.
Jako nadawca musisz uważnie wypełnić dane adresowe. Oznaczenia i kody usług dodatkowych (np. ubezpieczenie, pobranie) generowane są automatycznie przy zamawianiu przesyłki online. W przypadku nadawania paczki stacjonarnie, wspomniane pola wypełnia pracownik. Składając podpis na liście przewozowym oficjalnie zawierasz umowę przewozu.
Jak powinien wyglądać dobrze sporządzony list przewozowy?
Krajowy list przewozowy musi zawierać adres i nazwę odbiorcy oraz nadawcy. Dziś powszechną praktyką jest również umieszczanie numeru telefonu, co w razie potrzeby ułatwia kurierowi kontakt. Poza tym na liście przewozowym widnieje data nadania paczki, jej numer i waga. W zasadzie na tym kończy się zakres informacji zrozumiałych dla klientów, a pozostałe służą firmie kurierskiej do określenia rodzaju przesyłki, trasy jej transportu, spedytora zajmującego się obsługą i oddziałów, przez które będzie przechodzić.
Jak wygląda list przewozowy, o ile został prawidłowo sporządzony? W widocznym miejscu umieszczone są dane adresowe oraz kod kreskowy, za pomocą którego kurier skanuje przesyłkę na każdym etapie transportu. Umożliwia ci to śledzenie jej drogi, co docenią osoby niecierpliwie wyczekujące kupionych przedmiotów. Dlatego etykiet wysyłkowych nie należy zaginać ani zaklejać kodu taśmą (nawet przezroczystą).
Listy przewozowe zawierają też identyfikatory wykupionych usług dodatkowych. Należą do nich m.in. ubezpieczenie, pobranie czy konieczność poświadczenia odbioru podpisem. Stanowią instrukcję dla kuriera oraz dowód na uiszczenie przez nadawcę dodatkowych opłat.
Do czego potrzebny jest list przewozowy?
Czytając listy przewozowe na paczkach zapewne dostrzegasz, że mają więcej informacji niż adres nadawcy i odbiorcy. Służą one kurierowi do zweryfikowania przesyłki, skierowania jej do właściwego oddziału oraz informują o konieczności wykonania dodatkowych usług. Każdy przewoźnik ma własny wzór listu przewozowego: u niektórych informacji jest mniej, u innych więcej.
Skąd wziąć list przewozowy? Najłatwiej wygenerować go na stronie przewoźnika lub pośrednika zrzeszającego różne firmy – dzięki temu porównasz cennik paczek kurierskich w każdej z nich. Możesz też udać się do punktu nadania paczek, gdzie elektroniczny list przewozowy jest sporządzany przez pracownika na podstawie podanych przez ciebie danych.
W przypadku zamówienia kuriera do domu pracownik sporządza dokument przewozu w twojej obecności, jednak u większości przewoźników usługa jest dodatkowa płatna. Masz obowiązek poinformować kuriera o takiej konieczności, kiedy wysyłasz zlecenie. W domyśle w momencie podjazdu dostawcy przesyłka powinna być zapakowana, zaadresowana i gotowa do transportu.
Funkcje listu przewozowego
Dlaczego obecnie funkcjonują listy przewozowe, a nie tradycyjna metoda adresowania paczek? Tylko w pocztowym okienku możesz zostać poproszony o umieszczenie danych adresowych bezpośrednio na przesyłce. Jeśli tak będzie, na pewno zrobi to pracownik starszej daty. Ręczne adresowanie paczek przeszło do lamusa.
Wydrukowany krajowy samochodowy list przewozowy zmniejsza ryzyko powstania niejasności. Przewoźnikowi łatwiej odczytać nazwisko, numery i nazwę ulicy na etykiecie, a dzięki temu maleje możliwość zagubienia przesyłki w transporcie.
Z reguły list przewozowy wystawiany jest w dwóch lub więcej egzemplarzach. Oryginał zostaje u przewoźnika, a przy doręczeniu przejmuje go odbiorca. Kopia pozostaje w archiwach firmy kurierskiej w razie ewentualnej kontroli. Kolejna, zwaną cedułą, służy do pokwitowania odbioru podpisem przez odbiorcę. Również wraca do firmy zajmującej się przewozem paczki. Nadawca otrzymuje kolejną kopię (tzw. wtórnik) potwierdzający przyjęcie przesyłki.
Rodzaje listów przewozowych
Kto wystawia list przewozowy? Każda firma na świecie oferująca przewóz przesyłek. Dane zawarte w dokumencie nabierają największego znaczenia, gdy w grę wchodzi transport towaru za granicę. Międzynarodowy list przewozowy zawiera znacznie więcej informacji, głównie ze względu na konieczność ustalenia opłat celnych.
Podział listów przewozowych odbywa się na podstawie wskazanej przez eksportera drogi transportu. Większość firm przewozowych specjalizuje się w jednej z nich. Spedytor musi posiadać oddzielne uprawnienia na transport morski, lotniczy, drogowy czy kolejowy.
- Największe koncerny wysyłające towary między kontynentami preferują drogę morską. Dużą przesyłkę nadasz, wypełniając kontenerowy list przewozowy. Inaczej nazywany jest konosamentem (bill of lading) i stanowi jednocześnie papier wartościowy wystawiony na okaziciela. Jego zgubienie przysporzy ci wielu problemów. Wbrew pozorom nie jest łatwo namierzyć zaginiony ładunek.
- W przypadku dużych odległości przewoźnicy oferują również transport lotniczy, jednak jest on nieco droższy. Firma zajmująca się załadunkiem udostępnia ci lotniczy list przewozowy (air waybill). Potwierdza on obowiązek wydania towaru wskazanemu odbiorcy. Przewoźnik oferujący transport lotniczy z reguły zajmie się też przesyłką detaliczną.
- Kolejowy list przewozowy dzieli się na kilka rodzajów w zależności od kraju docelowego wysyłki. Jeśli nadajesz paczkę na tereny Europy Wschodniej lub Dalekiego Wschodu, musisz wypełnić zestaw dokumentów SMGS. W przypadku państw Europy Zachodniej na paczce należy umieścić list przewozowy CIM.
- Przy bliskich odległościach opłaca się wybrać transport drogą lądową. W tym celu należy wypełnić międzynarodowy samochodowy list przewozowy w trzech językach. Nadawca ponosi odpowiedzialność za każdą nieprawidłowość w dokumencie.
Jak wyglądają listy przewozowe u poszczególnych przewoźników?
Każdy przewoźnik posiada własny wzór na list przewozowy drogowy, jednak wszystkie oparte są na podobnym schemacie. Każdy wymaga wskazania adresu doręczenia. Kurier realizujący przesyłki międzynarodowe będzie oczekiwać oświadczenia odnośnie zawartości paczki, aby naliczyć odpowiednie cło.
Najlepiej korzystać z formularzy automatycznie generujących listy przewozowe: zmniejsza to ryzyko popełnienia błędu, chociaż nie zdejmuje odpowiedzialności właściwego zaadresowania i opakowania przesyłki przez nadawcę.
